A ISO 19011 define auditoria como “Processo sistemático, documentado e independente para obter evidência de auditoria e avaliá-las, objetivamente, para determinar a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos”. Saindo um pouco da linguagem técnica, podemos dizer que as auditorias, especificamente as realizadas para comprovar a conformidade com normas ISO, são verificações planejadas que incluem inspeções e exame completo do Sistema de Gestão da organização. São realizadas a fim de se obter a comprovação da sua conformidade com requisitos específicos e para rastrear e melhorar a eficiência de seus processos operacionais.
O foco deste artigo é abordar a importância das auditorias para a melhoria contínua da qualidade, eficiência e competitividade das organizações.
Tipos de Auditoria
Existem vários tipos de auditorias, e, dependendo do que se deve auditar ou de quem são seus auditores, cada uma conta com características e benefícios próprios. Falaremos um pouco sobre os tipos de auditorias segundo as normas ISO e da importância da auditoria para o crescimento de uma empresa. A classificação dos tipos de auditoria é baseada principalmente nas relações entre os participantes e os examinadores. As auditorias ISO são classificadas em dois tipos principais, auditorias internas e externas.
Auditorias Internas:
São executadas por auditores internos que são empregados pela organização que está sendo auditada ou por agentes externos (ex. consultores), em nome da organização. Também são conhecidas como auditorias de primeira parte. São realizadas dentro de uma empresa para verificar a eficiência de seus próprios procedimentos adotados, comprovar a conformidade com os padrões estabelecidos e identificar possíveis deficiências do SGQ. Um auditor interno normalmente possui um conhecimento prático da sua organização e sabe o que faz sua empresa funcionar. As auditorias internas devem analisar profundamente todo o Sistema de Gestão e descobrir qualquer coisa que possa vir a ser uma Não Conformidade em uma auditoria externa.
Quando a auditoria interna é conduzida por uma equipe composta por funcionários de um departamento ou de uma base diferente, pode-se manter a imparcialidade e garantir menos conflitos de interesse pessoal, o que traz bons resultados para a organização. Se fornecido o treinamento apropriado, essas equipes de auditores internos podem oferecer insights objetivos com a vantagem adicional de conhecer o contexto da organização e oferecer um feedback mais específico em vista disso.
As auditorias internas permitem que se inspecione a empresa e se garanta a conformidade com leis e regulamentação vigentes em um ambiente mais casual e com menos riscos. Como o auditor interno é usualmente um colega de trabalho, os auditados geralmente se sentem muito mais à vontade durante todo o processo. Mas como em qualquer auditoria, o auditor deve estar atento: Alguns colegas podem desejar ocultar informações ou induzir o auditor ao erro, a fim de agilizar a auditoria.
Todos os envolvidos e a própria Alta Direção devem ver a auditoria interna como uma oportunidade de aprender com as deficiências do SGQ e trabalhar para melhorá-lo constantemente. A maioria das normas internacionais inclui auditorias internas como parte importante do processo em direção à melhoria contínua de uma organização, pois dão a empresa oportunidades de monitorar e revisar constantemente a eficiência de seus processos. Os resultados de uma boa auditoria interna são processos mais claros, maior conscientização da equipe e no médio prazo algo que nem sempre é notado pela diretoria: menor custo de falhas internas.
As auditorias internas geralmente são realizadas pelo menos uma vez por ano e antes da entrada dos auditores externos. As suas constatações de auditoria não colocam em risco a Certificação da empresa e ajudam a evidenciar ao auditor externo sua conformidade com a norma.
Auditorias Externas:
Também chamadas de auditorias de segunda e terceira partes. Auditorias de segunda parte são realizadas por partes que tem um interesse na organização, tais como clientes, ou por outras pessoas em seu nome. Auditorias de terceira parte são realizadas por organizações de auditoria independentes, tais como organismos de certificação, como a BRICS Certificações. As auditorias externas são realizadas por auditores imparciais e podem ser chamadas de avaliações objetivas dos procedimentos da empresa, fornecendo transparência e confiança às partes interessadas (stakeholders) de que sua organização está realmente executando um Sistema de Gestão eficaz e em conformidade com as normas e requisitos estabelecidos. Os auditores externos são normalmente contratados pelo Organismo de Certificação da empresa e designados para auditar seus processos durante os ciclos de certificação/manutenção. A auditoria acontece in loco ou remotamente, e o auditor irá durante um período previamente definido comprovar a conformidade do SGQ, resultando na aprovação da certificação ou na pendência de Ações Corretivas.
As Ações Corretivas devem ser realizadas quando o auditor externo encontrar Não Conformidades nos processos da empresa, e serão detalhadas na reunião de encerramento e no Relatório de Conclusão de Auditoria. As auditorias externas são necessárias se você deseja obter uma Certificação ISO e são uma ótima maneira de ajudar sua organização com avaliações e relatórios imparciais, que contribuirão para a melhoria do SGQ.
Conclusão:
Os diferentes tipos de auditorias visam obter evidências de conformidade com os requisitos estabelecidos pela organização e pelas normas aplicáveis, sendo as internas realizadas pela própria empresa e as externas feitas por órgão independente. As auditorias são importantes para a melhoria contínua da organização, ajudando a empresa a melhorar o desempenho, aumentar a rentabilidade, reduzir custos e garantir uma maior satisfação dos seus clientes.
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Faustino Júnior – LinkedIn: faustinojunior | Instagram: @admfaustinojunior
Administrador de Empresas, Auditor Líder ISO 9001. Ajuda empresas e profissionais da qualidade a simplificarem seus processos, contribuindo com tecnologia e conteúdo.
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